Kebijakan Kearsipan dan Pendokumentasian Perbankan

Selain peraturan perundang-undangan tentang dokumen perusahaan, terdapat pula kebijakan

perbankan tentang pengawasan perbankan dan Arsitektur Perbankan Indonesia yang
berhubungan dengan pengelolaan arsip/dokumen. Menurut Sigit Triandaru dan Totok
Budisantoso dalam bukunya “Bank dan Lembaga Keuangan Lain, edisi 2 (2008:18-22)
menyebutkan bahwa pengawasan organisasi perbankan secara efektif adalah komponen
mendasar dalam suatu perekonomian yang sektor perbankannya memegang peranan sentral
dalam system pembayaran, mobilisasi, dan distribusi tabungan. Pengawasan ditujukan untuk
memastikan bahwa perbankan beroperasi dengan cara yang benar dan aman sehingga mereka
memiliki modal dan cadangan yang cukup untuk mendukung resiko bisnis. Pengawasan
perbankan yang kuat dan efektif memberikan sesuatu yang tidak dapat diberikan secara
otomatis oleh pasar pengawasan perbankan yang kuat dan efektif, jika digabungkan dengan
kebijakan makro yang juga efektif, menjadi sangat penting untuk mewujudkan stabilitas
keuangan nasional. Meskipun biaya pengawasan perbankan tidak bias dikatakan murah, biaya
yang ditimbulkan oleh pengawasan perbankan yang buruk terbukti jauh lebih mahal lagi.
The Basel Committee on Banking Supervision adalah sebuah komite otoritas pengawas
perbankan yang didirikan oleh gubernur bank sentral dari negara-negara G-10 pada tahun
1975. The Basel Committee on Banking Supervision mengeluarkan kebijakan pengawasan
yang dikenal dengan The Basel Core Principles yang terdiri dari 25 prinsip inti dalam
pengawasan perbankan. Salah satu dari 25 prinsip tersebut menyebutkan mengenai peraturan
informasi.
Pengawas perbankan harus memastikan bahwa setiap bank memiliki pencatatan yang
baik sesuai dengan kebijakan akuntansi sehingga memungkinkan pengawas mendapatkan
gambaran yang benar dan wajar tentang kondisi keuangan bank serta tingkat keuntungannya.
Pencatatan yang baik tersebut dapat terjadi apabila pengelolaan arsip/dokumen
perbankan dapat berjalan dengan baik. Pengelolaan arsip/dokumen menjadi salah satu bagian
yang penting dalam pengelolaan administrasi. Diperlukan pengelolaan arsip/dokumen yang
baik sehingga catatan transaksi yang telah dilakukan oleh bank tersebut dapat tersimpan
dengan baik pula, sehingga apabila catatan tersebut diperlukan untuk bukti, dapat ditemukan
dengan cepat dan tepat. Hal ini dapat dijadikan nilai tambah dalam pengawasan.
Dengan tujuan untuk memperkuat fundamental industri perbankan mulai tahun 2004,
Bank Indonesia mulai menerapkan Arsitektur Perbankan Indonesia (API) yang terdiri dari 6
(enam) pilar kebijakan. API merupakan pelaksanaan dari program pemerintah GCG (Good
Corporate Governance).
Beberapa poin dari keenam pilar API adalah tentang program peningkatan kualitas
manajemen dan operasional perbankan serta program pengembangan infrastruktur perbankan.
Salah satu yang menjadi titik berat dalam program peningkatan kualitas manajemen dan
operasional perbankan adalah penanganan adminstrasi dan pengelolaan dokumen yang cepat,
tepat, rapi, dan teratur. Sedangkan untuk program pengembangan infrastruktur perbankan,
diantaranya adalah menyediakan prasarana, sarana, dan SDM yang berkualitas dan dalam
jumlah yang memadai terutama untuk pengelolaan arsip/dokumen yang telah dihasilkan oleh
perbankan (Triandaru dan Budisantoso, 2008: 30-32).
Selain itu, kebijakan perbankan yang berhubungan dengan pengelolaan arsip/dokumen
perbankan adalah peraturan perundangan dan pedoman. Penyelenggaraan kearsipan/
pendokumentasian perbankan memerlukan peraturan perundangan dan pedoman yang
merupakan kebijakan pimpinan perbankan dalam penyelenggaraan kearsipan/
pendokumentasian perbankan. Adanya pedoman yang legal ditandatangani pimpinan
perbankan, akan digunakan sebagai dasar dalam penyelenggaraan kearsipan/
pendokumentasian perbankan.
Penyelenggaraan kearsipan/pendokumentasian perbankan yang baik, berkualitas dan
terpadu akan sangat berpengaruh terhadap kinerja sebuah perbankan. Hal tersebut tidak dapat
tercipta begitu saja tanpa dibuat prinsip-prinsip dasar penyelenggaraan kegiatan
kearsipan/pendokumentasian perbankan yang berkualitas.
Dukungan pimpinan perbankan melalui kebijakan-kebijakan akan sangat berpengaruh
pada kualitas penyelenggaraan kegiatan kearsipan/pendokumentasian perbankan. Kebijakan
pimpinan perbankan yang berpegang pada visi, misi dan tujuan akan menghasilkan
penyelenggaraan kegiatan kearsipan/pendokumentasian perbankan yang lebih mantap,
efisien, dan efektif. Salah satu perangkat yang harus disiapkan untuk menciptakan
penyelenggaraan kegiatan kearsipan/pendokumentasian perbankan yang berkualitas adalah
pedoman-pedoman kearsipan/pendokumentasian perbankan mulai dari tahap penciptaan
sampai dengan tahap penyusutan, yang merupakan produk standar dari suatu perbankan
sebagai instansi pencipta arsip/dokumen perbankan.

Perbankan dan Dokumen Perbankan

Berdasrkan Undang-Undang Nomor 10 Tahun 1998, pasal 1, yang dimaksud dengan
perbankan adalah segala sesuatu yang menyangkut tentang bank, mencakup kelembagaan,
kegiatan usaha, serta cara dan proses dalam melaksanakan kegiatan usahanya. Dan yang
dimaksud dengan bank adalah badan usaha yang menghimpun dana dari masyarakat dalam
bentuk simpanan dan menyalurkannya kepada masyarakat dalam bentuk kredit dan atau
bentuk-bentuk lainnya dalam rangka meningkatkan taraf hidup rakyat banyak.
(http://id.wikipedia.)
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan,
pasal yang dimaksud perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan secara
tetap dan terus menerus dengan tujuan memperoleh keuntungan dan atau laba, baik yang
diselenggarakan oleh orang perorangan maupun badan usaha yang berbentuk badan hukum
atau bukan badan hukum, yang didirikan dan berkedudukan dalam wilayah Negara Republik
Indonesia. Dan dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat
dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di
atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat,
dibaca, atau didengar.
Perbankan sebagai suatu perusahaan, yang selanjutnya kita sebut sebagai perbankan
saja, dalam menjalankan tugas dan fungsinya akan menghasilkan dokumen perbankan.
Sehingga pengertian dokumen perbankan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang
dibuat dan atau diterima oleh pebankan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis
di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat,
dibaca, atau didengar.
Merujuk dari Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan,
pasal 2,3,4,5, 6 dan 7. Dokumen perbankan sebagai suatu perusahan terdiri dari:
a) Dokumen keuangan yang terdiri dari:
1) Catatan, yang terdiri dari neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening,
jurnal transaksi harian, setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan
kewajiban serta hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perbankan.
2) Bukti pembukuan, terdiri dari: warkat-warkat yang digunakan sebagai dasar
pembukuan yang merupakan perubahan kekayaan, utang, dan modal.
3) Data pendukung administrasi keuangan, merupakan data administratif yang berkaitan
dengan keuangan untuk digunakan sebagai pendukung penyusunan dan pembuatan
dokumen keuangan, terdiri dari:
- Data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan.
- Data pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan
b) Dokumen lainnya, terdiri dari data atau setiap tulisan yang berisi keterangan yang
mempunyai nilai guna bagi perbankan meskipun tidak terkait langsung dengan dokumen
keuangan.